店舗の経理は、できるだけ手間をかけずに続けたい。一方で、毎月の売上や費用を把握し、次に何へお金を使うかは自分で考えたい。
そのために、私はfreee会計を使い、取引情報の取り込みと、判断・確認の役割を分けることにしました。
銀行口座やカード、会費の決済情報は連携を活用する。取り込まれた内容は自分で確認し、必要な修正や月次の振替を行う。その後、貸借対照表と損益計算書を見て、店舗の状況を確認するという流れです。
今回は、小規模店舗の経理をどのように仕組みにしたかを振り返ります。個別の税務処理を解説するものではなく、自分で記帳しながら専門家へ相談できる状態を整えた記録です。
事業の取引をまとめて確認できるようにした
開業準備では、事業用の口座を用意し、事業の取引を個人の支出と分けて管理することにしました。
会計ソフトにはfreee会計を選びました。口座やカードの明細に加え、会費の回収に使う会費ペイとも連携でき、経理に必要な情報をまとめて確認できることが便利だったからです。
店舗では、会費の入金だけでなく、器具や備品、消耗品、広告費、トレーナーへの報酬など、さまざまな取引が発生します。
それらを一件ずつ思い出して入力するのではなく、連携先から取り込まれた情報を起点に確認できる。取引を記録へつなげる入口がそろうことは、大きな利点でした。
ただし、情報が取り込まれることと、会計処理が完了することは同じではありません。
自動で取り込んだ内容も、確認してから登録する
記帳と月末の確認は、対象月の翌月にまとめて行っています。
まず、freeeへ取り込まれた明細や仕訳候補を確認します。内容が合っていれば登録し、違っていれば修正してから登録します。
その際、同じ種類の取引が次回も発生するなら、適切に処理されるよう自動処理のルールも設定します。
一度修正して終わるのではなく、次回の手間を減らすところまで行うという考え方です。
小さな店舗で日常的に使う勘定科目は、ある程度限られてきます。同じ支払先や同じ内容の取引も繰り返し発生します。
そのため、処理方法が一巡すれば、定型的な取引の多くは自動化できると考えています。
もちろん、初めての支出や取引内容が変わったものまで、確認なしで任せるつもりはありません。繰り返す処理を仕組みに任せ、判断が必要なものへ時間を使いたいと思っています。
判断が必要だったのは、固定資産と計上する時期だった
日常の消耗品などに比べて、整理が必要だったのは、固定資産の登録と減価償却、そして前払いで受け取る会費の扱いでした。
私は以前から会計や簿記に触れる機会があり、一定の基礎知識はありました。それでも、店舗で実際に発生した支出をどう扱うかは、一つずつ判断する必要があります。
特に器具や内装については、支払いを登録するだけでなく、固定資産としての登録や減価償却の扱いも整理しました。
ソフトへ金額が取り込まれれば、それだけで必要な判断がすべて終わるわけではありません。何を購入し、どのように使うものなのかを踏まえて、処理方法を決める必要がありました。
会費は、月次で前受金から売上へ振り替える
会費は、サービスを提供する月より前に受け取っています。
私の運用では、前受金として管理し、売上として認識する時期になったら、月次処理で振替の仕訳を入れています。
年末にまとめて数字を合わせることよりも、月ごとの売上や費用を確認できる状態を優先したかったためです。
入金があった月の数字だけを見ても、その月に提供したサービスの成果を捉えられるとは限りません。自分が見たいのは、口座へいくら入ったかだけでなく、その月の事業がどうだったかです。
前受金の登録と売上への振替については、freee公式ヘルプ「前金の売上や費用を登録する」でも案内されています。具体的な処理方法は契約内容や状況によって確認が必要なので、私の方法をそのまますべての店舗へ当てはめるものではありません。
会計ポリシーと手順書は、税理士へ説明するためにも作った
経理を始める際には、会計ポリシーや判断の記録、月次処理の手順書も作りました。
目的は、自分が毎回迷わないようにすることだけではありません。
確定申告の確認を税理士へお願いするときに、「なぜこの処理にしたのか」を説明できるようにしておきたかったからです。
数字だけを渡しても、どのような取引で、当時何を考えて処理したかまでは伝わりません。
どのような取引だったか。どの処理方法を選んだか。何を根拠に判断したか。
その経緯を残しておけば、確認してもらう際の材料になります。ただし、判断を書き残したからといって、その処理の正しさが保証されるわけではありません。専門家へ相談するために、判断の過程を見える形にしておくという位置づけです。
自分で記帳できる範囲は自分で行い、必要な確認を専門家へ依頼する。立ち上げ期の支出を抑えたいという意図もありました。
月次処理の最後は、B/SとP/Lを見る
実際の月次処理では、おおむね次の順番で確認しています。
- 連携先から取り込まれた明細や仕訳候補を確認する
- 必要な修正を行い、取引を登録する
- 繰り返す取引は自動処理のルールへ反映する
- 前受金の売上振替など、月次で必要な処理を行う
- B/SとP/Lを確認し、今後の支出や投資を考える
B/Sは貸借対照表、P/Lは損益計算書です。
記帳そのものは、正直なところ負担に感じます。ただ、まだ自分で続けられる範囲だと思っています。
一方で、B/SとP/Lを見るのは楽しいです。
自分が事業を行い、その成果がどのくらいだったのか。売上や費用はどうなり、手元の資金はどのような状態なのか。自分で始めた事業だからこそ、見たくなります。
感覚としては、頑張って受けた試験の成績を見るようなものです。
もちろん、数字だけですべてを評価することはできません。それでも、記帳した結果を見ながら、今後どこへお金を使うかを考えられることには価値を感じています。
開業前に資金をどう配分したかは、店舗開業の資金計画の記事でもまとめています。月次の確認は、その後の事業の状態を見ていく作業です。
自分で続ける範囲は、事業の規模に応じて変える
今は自分で記帳していますが、ずっと同じ体制を続けると決めているわけではありません。
店舗の規模が大きくなり、他の業務へ使う時間が増えれば、経理まで自分で行う余裕はなくなるかもしれません。
一定の利益が見込めるようになれば、記帳も含めて税理士へ依頼することを検討したいと考えています。
この記事を書いている時点では、この事業についての確定申告はまだ行っていません。月次処理を整えたことと、申告まで問題なく完了できたことは別です。
自分でできるようになりたいという思いはありますが、専門家の助言を受けながら進める必要があります。
自動化したいのは、経営判断ではなく繰り返しの作業
freee会計を使って目指しているのは、経理を一切見なくて済む状態ではありません。
繰り返す入力や分類の手間を減らし、必要な確認と、その後の判断に時間を使える状態です。
取引情報は連携で集める。定型的な処理はルールにする。計上する時期や固定資産の扱いは整理する。そして、判断した理由を残しておく。
そのうえで月次の数字を見て、事業をどう進めるか考える。
私にとって経理の仕組み化は、記帳を楽にするためだけでなく、自分の事業の状態を継続して見られるようにするための準備でもありました。
あわせて読みたい
経理の仕組みを考える際には、開業資金の配分と、支払い手段の管理も関連します。
